ΗΜ/ΝΙΑ ΕΚΔΟΣΗΣ ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΣ 2025

Στόχος:

Καθιέρωση ενός διαύλου και μιας διαδικασίας για εσωτερικές αναφορές και καταγγελίες και για παρακολούθηση αυτών μέσω ηλεκτρονικής διεύθυνσης e-mail και τηλεφωνικής γραμμής λειτουργούσας όλο το 24ωρο, 7 ημέρες την εβδομάδα. Ο δίαυλος και η διαδικασία αυτή παρέχει στους αποδέκτες της τη δυνατότητα να αναφέρουν έγκαιρα οποιοδήποτε επιβεβαιωμένο ή πιθανό περιστατικό παράβασης νόμου ή κανονισμού, οποιαδήποτε παρατυπία, ανάρμοστη ή παράνομη συμπεριφορά καθώς και οποιαδήποτε αμφίβολη πρακτική ή παρέκκλιση από πολιτικές και διαδικασίες της εταιρίας

Κύρια σημεία:

1. Σκοπός
2. Ορισμoί
3. Διαδικασία υποβολής αναφοράς

Αποδέκτες:

Εργαζόμενοι και απασχολούμενοι ανεξάρτητα από το συμβατικό τους καθεστώς συμπεριλαμβανομένων των απασχολούμενων με σύμβαση έργου, ανεξαρτήτων υπηρεσιών, έμμισθης εντολής, των απασχολούμενων μέσω τρίτων παρόχων υπηρεσιών καθώς και άτομα που παρακολουθούν κατάρτιση, συμπεριλαμβανομένων των πρακτικών ασκήσεων, καθώς και εργαζόμενοι των οποίων η σχέση εργασίας έχει λήξει, αλλά και άτομα που αιτούνται εργασία, συναλλάσσονται ή συνεργάζονται με την εταιρία.

1. Σκοπός

Δέσμευση της DEMO αποτελεί η διεξαγωγή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων της με ακεραιότητα και σε συμμόρφωση πάντα με την ισχύουσα εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία, το κανονιστικό πλαίσιο, τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρίας, τον Κώδικα Δεοντολογίας και Επαγγελματικής Συμπεριφοράς, καθώς και με κάθε άλλο κώδικα δεοντολογίας τον οποίο η εταιρία εφαρμόζει και ακολουθεί. Παρατυπίες, παρεκκλίσεις από εταιρικές πολιτικές και διαδικασίες, ανάρμοστες συμπεριφορές που παραβιάζουν το ισχύον εθνικό ή ευρωπαϊκό νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο ή τον Κώδικα Δεοντολογίας και Επαγγελματικής Συμπεριφοράς ενδέχεται να παρουσιαστούν στον εργασιακό χώρο και δεν αρμόζουν με τις δεσμεύσεις της εταιρίας. Η εταιρία οφείλει να διασφαλίσει στους εργαζόμενους της τα απαραίτητα μέσα άμυνας και προστασίας έναντι τέτοιων περιστατικών και συμπεριφορών, ενθαρρύνοντάς τους να μιλήσουν ανοιχτά και να προβούν στις σχετικές αναφορές και καταγγελίες.

Για το λόγο αυτό, η εταιρία παρέχει τη δυνατότητα της ηλεκτρονικής διεύθυνσης e-mail και της τηλεφωνικής γραμμής αναφοράς καταγγελιών (SpeakUp) μέσω της οποίας μπορεί να γίνει υποβολή αναφορών και καταγγελιών όλο το 24ωρο, 7 ημέρες την εβδομάδα.

Μια αναφορά μπορεί να υποβληθεί είτε εντός της Εταιρείας μέσω αποστολής e-mail στην ηλεκτρονική διεύθυνση: yppa@demo.gr ή μέσω της τηλεφωνικής γραμμής αναφοράς καταγγελιών (SpeakUp) και στη συνέχεια να διαβιβαστεί στον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) είτε εκτός της Εταιρείας, απευθείας στην αρμόδια αρχή, ήτοι την Εθνική Αρχή Διαφάνειας.

Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) ορίζεται ο Διευθυντής της Νομικής Διεύθυνσης-Τμήματος Συμμόρφωσης.

Σκοπός της παρούσας πολιτικής είναι η καθιέρωση, πέραν των κλασικών οδών, ενός διαύλου και μιας διαδικασίας για εσωτερικές αναφορές και καταγγελίες και για παρακολούθηση αυτών μέσω e-mail ή τηλεφωνικής γραμμής λειτουργούσας όλο το 24ωρο, 7 ημέρες την εβδομάδα και η ενίσχυση μέσω αυτής της δέσμευσης της DEMO για μια ανοικτή διαδικασία αναφορών και καταγγελιών, κατά την οποία οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται να εγείρουν ζητήματα παραπτωμάτων που μπορεί να έχουν εντοπίσει.

Στο σημερινό περιβάλλον, οι εργαζόμενοι παραμένουν ως η πρώτη και καλύτερη γραμμή άμυνας της DEMO κατά των παραπτωμάτων. Με τον εντοπισμό και την αναφορά παραπτωμάτων οι εργαζόμενοι συμβάλλουν στη διατήρηση όλων των αρχών της εταιρίας, καθώς η DEMO μπορεί να λάβει άμεσα διορθωτικά μέτρα αποκατάστασης τυχόν παραπτωμάτων, αποτρέποντας με τον τρόπο αυτό ανάλογα μελλοντικά περιστατικά και διασφαλίζοντας ένα υγιές και φιλικό περιβάλλον εργασίας για το σύνολο των εργαζομένων.

Αναγνωρίζουμε ότι ο έγκαιρος εντοπισμός και η αναφορά των παραπτωμάτων εξαρτάται από τη διατήρηση ενός κλίματος εμπιστοσύνης, εμπιστευτικότητας και ακεραιότητας, στο οποίο όλοι οι εργαζόμενοι:

(α) Ενθαρρύνονται να αναφέρουν ενδεχόμενα παραπτώματα το συντομότερο δυνατό, γνωρίζοντας ότι οι ανησυχίες τους θα ληφθούν σοβαρά υπόψη και ότι θα ληφθούν τα κατάλληλα μέτρα,

(β) Γνωρίζουν και χρησιμοποιούν αποτελεσματικά τα κανάλια και τις διαδικασίες που είναι στη διάθεσή τους για να αναφέρουν ανησυχίες για παραπτώματα διατηρώντας, εφόσον το επιθυμούν, την ανωνυμία τους, και

(γ) Έχουν αυτοπεποίθηση ότι η διαδικασία αναφορών είναι εμπιστευτική, χωρίς καμία ανοχή για αντίποινα ή δυσμενή μεταχείριση οποιουδήποτε είδους.

Η πολιτική εφαρμόζεται σε όλες τις εγκαταστάσεις της εταιρίας σε Αθήνα, Θεσσαλονίκη και σε κάθε μελλοντική εγκατάστασή της στην Ελλάδα και το εξωτερικό, αλλά και σε χώρους που λαμβάνουν χώρα εταιρικές συναντήσεις, συνέδρια και πάσης φύσεως εκδηλώσεις της εταιρίας, είτε δια ζώσης, είτε διαδικτυακά ακόμη και τηλεφωνικά καθώς και σε οποιονδήποτε χώρο παροχής υπηρεσιών από εργαζόμενους της εταιρίας στο πλαίσιο της εργασίας τους.

H DEMO τηρεί όλα τα μέτρα και τις υποχρεώσεις που αφορούν στην εφαρμογή των διατάξεων της οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβάσεις του δικαίου της Ένωσης που εκδόθηκε στις 23 Οκτωβρίου 2019 και τέθηκε σε ισχύ στις 16 Δεκεμβρίου 2019 καθώς και με τον Ν.4990/2022 και την ισχύουσα νομοθεσία.

2. Ορισμοί

Ως παράπτωμα ή περιστατικό παραβίασης νόμου ή κανονισμού νοείται κάθε θέμα που παραβιάζει την ισχύουσα εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία, το κανονιστικό πλαίσιο, τις πολιτικές και διαδικασίες της εταιρίας και τον Κώδικα Δεοντολογίας και Επαγγελματικής Συμπεριφοράς. Σχετικώς προστατεύονται τόσο πληροφορίες όσο και εύλογες υπόνοιες σχετικά με πραγματικές ή δυνητικές παραβιάσεις οι οποίες έχουν ή ενδέχεται να διαπραχθούν.

Ενδεικτικά παραπτώματα ή περιστατικά παραβίασης νόμου ή κανονισμού που μπορούν να συνιστούν αντικείμενο αναφοράς αποτελούν μεταξύ άλλων:

• απάτη ή κλοπή
• δωροδοκία ή διαφθορά
• εγκληματικές δραστηριότητες
• παραβιάσεις των ανθρωπίνων δικαιωμάτων
• παραβιάσεις δικαίου ανταγωνισμού
• διακρίσεις/παρενοχλήσεις
• πράξεις, πρακτικές ή απειλές αυτών, που αποσκοπούν, οδηγούν ή ενδέχεται να οδηγήσουν σε σωματική, ψυχολογική, σεξουαλική ή οικονομική βλάβη
• οικονομικές, λογιστικές ή ελεγκτικές παρατυπίες
• παραποιήσεις εγγράφων ή αρχείων
• συγκρούσεις συμφερόντων
• κατάχρηση εμπιστευτικών πληροφοριών
• περιβαλλοντικά θέματα, θέματα υγείας και ασφάλειας
• αντίποινα
• παραβιάσεις δημοσιών συμβάσεων
• παραβιάσεις δημόσιας υγείας
• παραβιάσεις προστασίας των καταναλωτών
• παραβιάσεις προστασίας της ιδιωτικής ζωής και δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών κ.α.

Ως εργαζόμενος νοείται κάθε εργαζόμενος και απασχολούμενος στην εταιρία ανεξάρτητα από το συμβατικό του καθεστώς συμπεριλαμβανομένων των απασχολούμενων με σύμβαση έργου, ανεξαρτήτων υπηρεσιών, έμμισθης εντολής, των απασχολούμενων μέσω τρίτων παρόχων υπηρεσιών καθώς και άτομα που παρακολουθούν κατάρτιση, συμπεριλαμβανομένων των πρακτικών ασκήσεων, καθώς και εργαζόμενοι των οποίων η σχέση εργασίας έχει λήξει, αλλά και άτομα που αιτούνται εργασία, συναλλάσσονται ή συνεργάζονται με την εταιρία.

Ως αναφορά νοείται η προφορική ή γραπτή περιγραφή περιστατικών παραβίασης νόμου ή κανονισμού που έχει συμβεί ή πιθανολογείται ότι θα συμβεί.

3. Διαδικασία υποβολής αναφοράς

α) Ποια είναι η διαδικασία υποβολής αναφοράς;

Εργαζόμενος στην αντίληψη του οποίου υπέπεσε περιστατικό παραβίασης νόμου ή κανονισμού είτε γιατί ο ίδιος υπέπεσε θύμα τέτοιου περιστατικού είτε γιατί υπήρξε μάρτυρας ή έχει βάσιμες υποψίες ότι συνέβη ή πρόκειται να συμβεί τέτοιο περιστατικό, δύναται να υποβάλει είτε ανώνυμη είτε επώνυμη αναφορά μέσω αποστολής e-mail στη διεύθυνση yppa@demo.gr ή μέσω της τηλεφωνικής γραμμής 8004000005 αναφοράς καταγγελιών (SpeakUp), η οποία λειτουργεί όλο το 24ωρο, 7 ημέρες την εβδομάδα. Η εν λόγω γραμμή αναφοράς λειτουργεί από ανεξάρτητο εξωτερικό συνεργάτη.

Η διαδικασία υποβολής τηλεφωνικής αναφοράς συνίσταται στα ακόλουθα βήματα :

1. Ο Εργαζόμενος καλεί στο 8004000005 που αντιστοιχεί στην τηλεφωνική γραμμή αναφοράς (SpeakUp)

2. Πρώτα δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη της υπηρεσίας SpeakUp να επιλέξει γλώσσα ελληνική ή αγγλική προκειμένου να προχωρήσει στα επόμενα βήματα.

3. Στη συνέχεια, παρέχεται στον χρήστη γνωστοποίηση περί του ότι το μήνυμα του της αναφοράς θα καταγραφεί προκειμένου να είναι σύμφωνος με την καταγραφή αυτή και έπειτα γνωστοποιείται η δέσμευση της εταιρίας για τήρηση εμπιστευτικότητας και προστασίας του Εργαζόμενου από αντίποινα.

4. Ζητείται από τον χρήστη να πληκτρολογήσει 1 αν είναι υπάλληλος ή πρώην υπάλληλος, 2 αν είναι συνεργάτης.

5. Τέλος, ο χρήστης καλείται να προβεί σε σύντομη και περιεκτική αναφορά του περιστατικού παραβίασης. Ο χρόνος που έχει στη διάθεσή του για την εν λόγω αναφορά είναι τρία (3) λεπτά.

β) Ποια στοιχεία πρέπει να περιλαμβάνει η αναφορά;
Η αναφορά θα πρέπει να είναι πλήρης, αντικειμενική και να περιέχει κατ’ ελάχιστον μια σύντομη περιγραφή του περιστατικού, τον τόπο όπου έλαβε χώρα, το χρόνο και τα εμπλεκόμενα μέρη. Η αναφορά θα πρέπει να γίνεται καλόπιστα, στηριζόμενη σε αληθινά γεγονότα και ανιδιοτελώς, χωρίς προσδοκίες για χρηματική ικανοποίηση ή αποκόμιση κέρδους. Εσφαλμένοι και αβάσιμοι ισχυρισμοί δε θα γίνονται ανεκτοί και ενδέχεται να οδηγήσουν σε πειθαρχικό παράπτωμα.

γ) Μπορεί μια αναφορά να γίνει ανώνυμα;

Η αναφορά μπορεί να γίνει είτε ανώνυμα είτε επώνυμα, με τη διασφάλιση της εταιρίας ότι θα ληφθεί κάθε εύλογο μέτρο τήρησης της εμπιστευτικότητας προκειμένου να περιοριστεί ο κίνδυνος αποκάλυψης της ταυτότητάς του χρήστη της υπηρεσίας SpeakUp.

Εάν ο χρήστης επιλέξει την ανώνυμη αναφορά, θα πρέπει να παράσχει επαρκείς λεπτομέρειες προκειμένου να επιτραπεί η σωστή διερεύνηση του περιστατικού παραβίασης.

δ) Πώς διασφαλίζεται η τήρηση εμπιστευτικότητας σχετικά με την αναφορά;

Η τηλεφωνική υπηρεσία SpeakUp παρέχεται από ανεξάρτητο εξωτερικό συνεργάτη, γεγονός που διασφαλίζει ακόμη περισσότερο την εμπιστευτικότητα και την πλήρη ανωνυμία των εργαζομένων. Σε κάθε περίπτωση, τα πρόσωπα που διαχειρίζονται την αναφορά δεσμεύονται με υποχρέωση τήρησης αυστηρής εμπιστευτικότητας της ταυτότητας κάθε αναφέροντος αλλά και κάθε τρίτου προσώπου που κατονομάζεται στην αναφορά. Συγκεκριμένα, η ταυτότητα του αναφέροντος δεν αποκαλύπτεται σε οποιονδήποτε άλλον πέρα από τον ΥΠΠΑ . Το ίδιο ισχύει και για κάθε άλλη πληροφορία από την οποία μπορεί να συναχθεί, άμεσα ή έμμεσα, η ταυτότητα του αναφέροντος. Παρεκκλίσεις από τα ως άνω ισχύουν μόνο σύμφωνα με τις σχετικές προβλέψεις του ισχύοντος νομοθετικού πλαισίου.

Στοιχεία που οδηγούν στην ταυτοποίηση του χρήστη της υπηρεσίας SpeakUp δεν κοινοποιούνται χωρίς τη συγκατάθεση αυτού, παρά μόνο στον ΥΠΠΑ. Η μόνη εξαίρεση είναι εάν απαιτείται από το νόμο ή εάν διακυβεύεται σημαντικό δημόσιο συμφέρον.

Προσωπικά δεδομένα που ενδέχεται να γνωστοποιηθούν, τίθενται σε επεξεργασία σύμφωνα με την τρέχουσα νομοθεσία που αφορά στα Προσωπικά Δεδομένα (GDPR) με την οποία τόσο η εταιρία όσο και ο εξωτερικός συνεργάτης που παρέχει την υπηρεσία SpeakUp είναι πλήρως συμμορφωμένοι. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία εκδήλως δεν σχετίζονται με τον χειρισμό συγκεκριμένης αναφοράς δε συλλέγονται ή, αν συλλεχθούν τυχαία, διαγράφονται χωρίς άσκοπη καθυστέρηση.

ε) Ποια διαδικασία ακολουθείται μετά την υποβολή της αναφοράς;

Αμέσως μετά την υποβολή της αναφοράς από τον χρήστη της υπηρεσίας SpeakUp στην τηλεφωνική γραμμή αναφοράς, η εν λόγω αναφορά αποστέλλεται στον ΥΠΠΑ προκειμένου αφού απομαγνητοφωνηθεί και ψευδωνυμοποιηθεί σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, να διερευνηθεί κατάλληλα σε συνεργασία με την επιτροπή διερεύνησης. Η ίδια διαδικασία ακολουθείται και στην περίπτωση αποστολής αναφοράς στην ηλεκτρονική διεύθυνση: yppa@demo.gr, δηλαδή αφού παραλάβει ο ΥΠΠΑ την γραπτή αναφορά, την διαβιβάζει ψευδωνυμοποιημένη και έχοντας λάβει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τη διερευνά σε συνεργασία με την επιτροπή διερεύνησης.

Σε περίπτωση που από τα προσκομιζόμενα στοιχεία προκύπτουν ενδείξεις τέλεσης αξιόποινης πράξης που διώκεται αυτεπαγγέλτως, ο ΥΠΠΑ διαβιβάζει αμελλητί αντίγραφο της Αναφοράς στον κατά τόπο αρμόδιο Εισαγγελέα ενημερώνοντας τον Αναφέροντα.

Τα μέλη της επιτροπής διερεύνησης αποτελούν οι Διευθυντές των εξής Διευθύνσεων: Νομικών Υποθέσεων & Συμμόρφωσης, Ανθρώπινου Δυναμικού και Εταιρικής Διακυβέρνησης. Ο ΥΠΠΑ προβαίνει σε βεβαίωση παραλαβής αναφοράς στον αναφέροντα εντός επτά (7) ημερών από τη στιγμή της παραλαβής, ,.

Κατά τη διάρκεια της διερεύνησης και της αξιολόγησης των αναφορών, για τη συλλογή πληροφοριών και στοιχείων τα μέλη της επιτροπής δύναται να έχουν πρόσβαση σε αρχεία της επιχείρησης, σε οπτικοακουστικό υλικό και σε άλλα πρόσφορα μέσα για τη διαπίστωση ή όχι της αναφοράς.

Σε κάθε περίπτωση, ο ΥΠΠΑ θα πρέπει να ενημερώσει για την πορεία διερεύνησης της αναφοράς μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν μπορεί να υπερβεί τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής της αναφοράς, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση, τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς

Τα μέλη της επιτροπής διερεύνησης οφείλουν να διερευνούν άμεσα τις αναφορές και να εξετάζουν τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στις αναφορές με αντικειμενικότητα και αμεροληψία, δίχως προκατάληψη ως προς τα εμπλεκόμενα μέρη, τηρώντας όλα τα μέτρα για την προστασία της εμπιστευτικότητας και των προσωπικών δεδομένων των εμπλεκόμενων προσώπων εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά από το εφαρμοστέο δίκαιο. Τα μέλη της επιτροπής διερεύνησης καλούνται να συμπεράνουν εάν το περιγραφόμενο συμβάν συνιστά περιστατικό παραβίασης νόμου ή κανονισμού και στη συνέχεια, να κρίνουν την αξιοπιστία των εν λόγω πληροφοριών. Τα πρόσωπα που εμπλέκονται στην αναφορά θα ενημερωθούν για το είδος των ισχυρισμών από τα μέλη της επιτροπής διερεύνησης, όταν κριθεί αναγκαίο, προκειμένου να μπορέσουν να απαντήσουν στους ισχυρισμούς του καταγγέλλοντος.

Τα μέλη της επιτροπής διερεύνησης θα αντιμετωπίζουν τυχόν εμπλεκόμενα πρόσωπα με επαγγελματισμό, αξιοπρέπεια και σεβασμό. Κανείς δε θεωρείται ότι έχει εμπλακεί σε περιστατικό παραβίασης νόμου ή κανονισμού προτού ολοκληρωθεί η σχετική έρευνα αναφοράς.

Με την ολοκλήρωση της επισταμένης διερεύνησης, η επιτροπή θα οδηγείται στην έκθεση που θα περιλαμβάνει την εισήγηση μέτρων για την προστασία του θιγόμενου, αλλά και πειθαρχικών ποινών – εφόσον κριθεί σκόπιμο – προς τη Διοίκηση της εταιρίας για την επιβεβαίωση της υλοποίησης των μέτρων και των ποινών. Ψευδείς αναφορές ή αναφορές που αποδεικνύεται ότι έγιναν κακόβουλα, ενδέχεται να συνιστούν σοβαρό πειθαρχικό παράπτωμα.

Η εταιρία τηρεί αρχείο για κάθε αναφορά που παραλαμβάνει, σύμφωνα με τις απαιτήσεις εμπιστευτικότητας που προβλέπονται στο σχετικό νομοθετικό πλαίσιο. Οι αναφορές αποθηκεύονται για χρονικό διάστημα που δεν υπερβαίνει το αναγκαίο και αναλογικό προκειμένου να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο.

στ) Απαγόρευση αντιποίνων

Κανένας εργαζόμενος δεν μπορεί να υποστεί αντίποινα επειδή προέβη σε επώνυμη αναφορά ή επειδή πιθανολογείται ότι προέβη σε ανώνυμη αναφορά ή συμμετείχε στη διαχείριση αυτής.

Οποιοσδήποτε διαπιστωθεί ότι επιβάλει αντίποινα εναντίον εργαζόμενου γιατί πιστεύει ότι έχει υποβάλλει, ενδέχεται να υποβάλλει, σκοπεύει να υποβάλλει ή γιατί έχει βοηθήσει, ενδέχεται να βοηθήσει, σκοπεύει να βοηθήσει ή θα μπορούσε να βοηθήσει σε μια έρευνα σχετικά με αναφορά που έχει υποβληθεί, ενδέχεται να υποπέσει σε πειθαρχικό παράπτωμα.

Εάν υπάρξουν αντίποινα, τα άτομα που προβαίνουν στην αναφορά έχουν δικαίωμα να προσφύγουν σε αρμόδιο δικαστήριο και να ζητήσουν αποκατάσταση.

ζ) Συνεργασία και παροχή κάθε σχετικής πληροφορίας στις αρμόδιες αρχές, εφόσον ζητηθεί

Όλοι οι εργαζόμενοι οφείλουν να συνεργάζονται πλήρως με την ορισμένη από την εταιρία επιτροπή διερεύνησης, παρέχοντας πλήρεις και αληθείς πληροφορίες αλλά και με κάθε αρμόδια δημόσια, διοικητική ή δικαστική αρχή η οποία είτε αυτεπάγγελτα, είτε κατόπιν υποβολής αιτήματος από θιγόμενο πρόσωπο, στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς της, αιτείται την παροχή στοιχείων ή πληροφοριών και δεσμεύονται να παρέχουν συνδρομή και πρόσβαση στα στοιχεία. Αναφορά ψευδών ή κακόβουλων ισχυρισμών από οποιονδήποτε εργαζόμενο κατά τη διεξαγωγή της έρευνας, ενδέχεται να συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα. Η διαδικασία των αναφορών δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείται καταχρηστικά για απερίσκεπτες κατηγορίες ή προσωπικά παράπονα.